Comment créer un événement professionnel pour valoriser sa marque ? Interview d’experte Annie Dormier 

Durant la crise sanitaire l’un des secteurs qui a connu le plus de difficulté est l’événementiel.

Mais, petit à petit les rencontres en présentielles reprennent et les évènements continuent de rester un incroyable levier pour fidéliser sa clientèle et développer son image de marque.

Cependant, créer un événement qui attire les foules et qui sera un tremplin pour votre entreprise n’est pas facile.

C’est pourquoi nous avons interrogé une experte du domaine : Annie Dormier  fondatrice de Nubian Events Digital Communication, responsable production événementielle et gestion des risques.

TALENTY : Bonjour Annie, peux-tu nous présenter ta profession ? 

Annie Dormier : Avec plaisir :-), Je suis responsable production événementielle & gestions des risques. J’accompagne mes clients dans l’organisation de leurs événements professionnels (de la conception en passant par l’expérience client à la réalisation de l’événement) et je les conseille en termes de gestion des risques en communication de crise, car on n’est jamais à l’abri surtout lors d’un événement, c’est un réflexe à avoir.  

T : Par quoi doit-on commencer lorsque l’on veut créer un évènement professionnel ?

A : Je dirais qu’au-delà du fait de bien définir son budget (très très important :-)), il faut savoir quelle est sa cible/sa communauté (Il faut bien la connaître) et quel est le message que l’on souhaite lui transmettre. 

Savoir pourquoi on organise un événement est essentiel, car ça n’est jamais anodin. Cela reste un investissement et l’un des meilleurs moyens pour rencontrer, séduire/convaincre, créer du lien et vendre ! L’événementiel est le moyen le plus simple d’allier business et plaisir.

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T : Quelle est la principale erreur que les professionnels font lorsqu’ils imaginent leur évènement ?

A : L’erreur principale, c’est de penser qu’ils ont le temps. Mais j’aimerais quand même rajouter le fait de sous-estimer le budget et penser qu’organiser un événement est facile.

T : D’ailleurs, Y a-t-il un budget minimum à prévoir ?

A : Je dirais que ça dépend vraiment du type d’événement et de votre objectif. Ça m’est déjà arrivé d’organiser des événements avec un petit budget (250€). Dans ce cas, il n’y a pas de location d’espace, mais plutôt une réservation d’un corner dans un hôtel tendance qui peut très bien faire l’affaire. En revanche, c’est un événement petit format (15 personnes maximum avec une entrée payante). 

Sinon en règle générale pour un événement classique avec location d’espace, à partir de 1500/2000€ on peut commencer à faire de belles choses.

T : Quelles sont les réglementations à ne pas négliger ?

A : Point également très important. Encore une fois tout dépend, de l’événement que vous organisez. Un événement sportif n’aura pas la même réglementation qu’un événement qui se fait à l’intérieur.  

Pour l’organisation d’un événement sportif, il faudra en informer la mairie/préfecture et avoir son autorisation, prévoir la sécurité des participants avec obligatoirement la présence d’agent de sécurité et/ou la gendarmerie. Il faut aussi l’infirmerie afin de gérer d’éventuels malaises, accidents. Sans oublier que l’une des premières choses à laquelle il faut penser est de s’assurer d’avoir une assurance responsabilité civile de l’organisation. 

En revanche, dans un espace clos, il faudra toujours avoir une assurance responsabilité civile. Mais il faut aussi bien respecter la jauge qui est recommandée (nombre de personnes maximum dans un espace) et ne surtout pas la dépasser afin d’éviter les accidents.

Avoir les plans afin de repérer les issues de secours, échanger avec l’équipe de sécurité, sans compter prendre en compte les nouvelles réglementations concernant la pandémie Covid 19 (Lien mesures gouvernementales pour les professionnels notamment pour l’événementiel)  est indispensable.

En bref, car il y aurait beaucoup à dire, n’oubliez pas qu’au-delà de votre objectif financier en tant qu’organisateur, la sécurité/santé de vos hôtes prévaut. Il est donc important de respecter les règles. C’est la chose la plus importante à retenir.

T : Combien de temps faut-il prévoir pour créer et communiquer sur un événement ?

A : La temporalité varie en fonction de l’événement que vous souhaitez organiser. Par exemple, une conférence de plus de 1000 personnes prendra bien une année à s’organiser (voire parfois un peu plus). Alors, qu’un afterwork professionnel ou un workshop, pourra avoir un écho après trois mois d’actions de communication. Tout ce travail en amont a pour objectif d’animer, de susciter la curiosité des futurs participants, mais aussi de les faire participer.

La stratégie de communication digitale occupe une place importante dans votre communication événementielle. C’est ce qui donnera envie à votre communauté de venir vous rencontrer.

T : Quelle est ta meilleure expérience dans l’événementiel ? 

A : Difficile de répondre pour l’instant, mais je dirais ma toute première expérience en tant qu’assistante chef de projet (je devais avoir 19 ans). J’étais dans une agence et nous avions comme client la marque NANA. Nous avons organisé un jeu concours pour faire gagner une soirée au dernier étage du BHV. Je me rappelle encore notre rencontre avec l’huissier pour procéder au dépouillement et connaître les gagnantes puis les contacter.

C’était une belle soirée animée par la femme de Thierry Ardisson qui était à ce moment-là DJ ! 

T : Où et comment peut-on faire appel à tes services ?

A : On peut me retrouver sur mon compte Instagram @nubian_events, LinkedIn nubian_events ou directement en m’envoyant un mail à cette adresse nubianeventspro@gmail.com

Un grand merci à Annie qui nous a transmis ces tips pour faire de notre prochain événement une réussite. D’ailleurs as-tu déjà imaginé créer un événement pour ta marque ou ton entreprise ?